Ademruimte in je agenda, ook in het drukke seizoen

In het najaar en vlak voor de zomer barst het los. Congressen, bedrijfsuitjes, jubilea, workshops. Elke aanvraag is welkom en voor je het weet staan er vier optredens in één week, met daartussen voorbereidende calls en een podcastopname. Op papier ziet het er prachtig uit. In het echt ben je na week twee op.

Een volle agenda is niet het probleem. Een agenda zonder lucht wel. Hier zijn een paar regels die ik met klanten afspreek en die steeds weer werken.

Plan de dag na het optreden mee

Een optreden van een uur kost je geen uur. Er zit reistijd, opbouw, napraten en vaak een korte nacht omheen. Zet de ochtend daarna vast in je agenda als herstelblok. Geen calls, geen deadlines. Wie dat een keer heeft gedaan, wil nooit meer terug.

Bundel wat op elkaar lijkt

Voorbereidende gesprekken met organisatoren kun je prima op één middag zetten. Hetzelfde geldt voor administratie en het beantwoorden van mail. Elke keer dat je schakelt tussen soorten werk kost je energie. Door te bundelen hou je hele dagdelen vrij voor creatief werk, zoals het schrijven van een nieuwe lezing.

Bepaal je maximum vooraf

Hoeveel optredens wil je per week doen? Spreek dat getal af voordat het seizoen begint, niet midden in de drukte. Dan wordt nee zeggen geen gevoelskwestie meer, maar gewoon een kwestie van de agenda. En een aanvraag die niet past, kun je vaak doorschuiven naar een rustiger moment in plaats van hem af te slaan.

Kijk elke vrijdag even vooruit

Tien minuten op vrijdag scheelt een hoop gestress op maandag. Wat staat er volgende week? Is alle logistiek geregeld? Zijn er dagen die te vol zitten? Kleine aanpassingen nu voorkomen dat je volgende week van brandje naar brandje rent.

Je mag hulp vragen

Veel van deze regels zijn simpel, maar vasthouden is lastig als je zelf midden in de storm staat. Het helpt als er iemand naast je staat die de agenda bewaakt en af en toe zegt: "Weet je zeker dat je dit erbij wilt?" Niet om je af te remmen, maar om ervoor te zorgen dat je op het podium staat met de energie die je publiek verdient. Poco a poco, zeggen we in Spanje. Stapje voor stapje.